Workshop AEO

Onderwerpen die aan de orde komen in de AEO workshop

• Achtergrond en uitgangspunten AEO-concept.
• Rol van de marktdeelnemer.
• Staat van dienst op het gebied van het naleven van de douanewetgeving.
• Een duidelijke handels- en vervoersadministratie die passende douanecontroles mogelijk maakt.
• Financiën en solvabiliteit.
• Welke invloed heeft de Douane wet- en regelgeving op dit gebied?
• Passende veiligheidsnormen, niet alleen in- en om het gebouw, maar ook de beheersbaarheid van informatiestromen.
• Vakbekwaamheid op douanegebied.
• Douaneaangiften en vereenvoudigingen bij export.
• Het belang van AEO-awareness.
• Monitoring en douanetoezicht binnen het AEO-proces

Speciale aandacht wordt hierbij besteed aan: 

• Het verzamelen van informatie en het plan van aanpak.
• Het bepalen van risicogebieden.
• Welke risicogebieden zijn reeds afgedekt door huidige maatregelen en welke niet.
• Het nemen van aanvullende beheersmaatregelen.
• Het vastleggen en documenteren.
• Het zichzelf beoordelen in het document "samenvatting van AEO self-assessment".

Twee medewerkers per bedrijf

Geadviseerd wordt om per bedrijf 2 medewerkers vanuit verschillende disciplines deel te laten nemen. B.v. een medewerker met Douane-kennis, IT-kennis of financiële kennis. Zodat u gezamenlijk kunt optrekken in de volgende stap. Namelijk het daadwerkelijk halen van uw AEO-vergunning.

De Workshop AEO is erop gericht u te ondersteunen bij het halen van een vergunning voor uw gehele organisatie, oftewel, het is een team inspanning. Daartoe hebben we de Workshop dusdanig ingericht, dat u met twee personen van uw organisatie aanwezig bent. Zo creëert u onderling begrip en betrokkenheid.

Waarom twee personen?

Een AEO-vergunning (Douanevereenvoudigingen of Veiligheid) levert u ongetwijfeld voordelen op, bijvoorbeeld minder fysieke controle door de Douane of een verlaging van uw gestelde financiële zekerheid tot en met het voorkomen van het verliezen van vereenvoudigingen. Het aanvragen van uw AEO-vergunning is een team inspanning. Zowel de douane-, als de financiële en HR-afdeling hebben een expliciete rol in het aanvragen van uw vergunning. Oftewel, ieder vlak van uw bedrijfsvoering zal hiermee te maken krijgen en daartoe op de hoogte zijn van de voordelen, maar ook de verplichtingen die de AEO-status met zich meebrengt.

Bij het AEO-proces spreekt u procedures en routines af en niet in de laatste plaats, dat u zichzelf daarop controleert. Daarmee is niet alleen ieder vakgebied in uw organisatie betrokken bij het aanvragen van de AEO-vergunning maar zelfs nog meer, bij het behouden ervan. Waar kunt u bij het behouden van uw vergunning zoal aan denken:

• Draagvlak in de gehele organisatie zodat het niet een papieren document voor de kast blijft, maar gedragen wordt van management tot en met declarant/planner/etc.
• Continuïteit waarborgen, gelet op de mogelijkheid van het wegvallen van degene die het project getrokken heeft (we hebben zo zelf onlangs een klant gehad met 300 declaranten waarbij de douane eerst tot schorsing en later tot intrekken van de AEO-vergunning is over gegaan, met de (financiële) gevolgen van o.a. de verhoging van de borgstelling van dien. Oorzaak was het wegvallen van de douanemanager die eigenlijk alle kennis heeft)

Wat leer ik?

Na afloop van deze workshops weet u waar u op moet letten bij uw AEO-aanvraag. Het belang en de aanpak van het behouden van de AEO-status. De (meeste) bedrijven met een AEO-vergunning staan in de Europese database. Het openbare deel daarvan is raadpleegbaar voor het bedrijfsleven op de website van de Europese Comissie.

De workshop moet uiteindelijk leiden tot een goed onderbouwde, complete en succesvolle aanvraag van de AEO-status bij de Douane.